ECの電子帳簿保存法 会計ソフト確認点
ネットショップを運営していると、注文データも領収書も入金明細も、ほとんどが画面上のデータでやり取りされます。紙の書類が少ないぶん「電子帳簿保存法の対応は会計ソフトを入れれば終わる」と思われがちですが、実際にはソフトが受け持つ範囲と、自社で決めるルールの範囲がはっきり分かれます。ここを確認しないまま導入すると、期末に「この明細はどこに保存したのか」で手が止まります。
ECで問題になるのは「電子取引」の量
電子帳簿保存法には、帳簿を電子で作る話、紙の書類をスキャンする話、そして電子でやり取りしたデータをそのまま残す話が含まれます。ECで負担が大きいのは三つ目です。モールの管理画面からダウンロードする売上明細、決済代行会社の入金明細、仕入先からメールで届く請求書のPDF、広告費やシステム利用料の領収書。どれも紙では届きません。
件数が多いうえ、発行元が分かれているのがECの特徴です。保存場所がバラバラのまま増えていくと、後から探せなくなります。会計ソフトを選ぶときは、仕訳の入力しやすさよりも先に、この散らばったデータをどこに集めるかを考えてください。
会計ソフトに確認すべきこと
電子取引データを保存する機能があるか
仕訳にファイルを添付できるだけの機能と、書類を保存する場所として設計された機能は別物です。仕訳に紐づかない書類（発注段階の見積書など）も置けるか、確認してください。
取引年月日・金額・取引先で探せるか
保存したデータは後から探せる状態にしておく必要があります。ソフト側の検索窓で三つの条件から絞り込めるのか、それともファイル名を自分で整える運用になるのかで、日々の手間がまったく変わります。
訂正や削除の扱いをどうするか
データを後から書き換えられない仕組みを使うか、社内で事務処理のルールを定めて運用するかの二通りがあります。ソフトが前者に対応していない場合は、自社でルールを作る前提になります。どちらを選ぶかで準備する書類が変わるため、契約前に聞いておくところです。
保存できる件数や容量に上限があるか
ECは少額の取引が数多く積み上がります。プランごとに保存できる範囲が決まっていることがあるので、最新の条件は公式ページで確認してください。
解約したときにデータを取り出せるか
書類の保存には決められた期間があり、その間に会計ソフトを乗り換える可能性は十分あります。まとめてダウンロードできるかどうかは、導入時に確認しておく数少ない「後戻りできない論点」です。
モールや決済代行のデータをどう取り込むか
売上のCSVを取り込めるソフトは多いのですが、粒度が合うかは別問題です。注文ごとに取り込むのか、日ごとの合計で取り込むのか。決済手数料が差し引かれて入金される場合に、売上と手数料を分けて記録できるのか。ここが合わないと、取り込んだあとに毎月手作業が発生します。
あわせて、インボイス制度に関係する情報も見ておきます。仕入先の登録番号を取引先ごとに登録しておけるか、税率が混在する取引を分けて集計できるか。ECは仕入先も広告媒体も数が多いため、一件ずつ手で判断していると続きません。
進め方は「洗い出し」から
いきなりソフトを比較するより、先に自社が電子で受け取っている書類と発行している書類を並べたほうが早く決まります。並べてみると、会計ソフトで受け止められるものと、別のフォルダ運用で足りるものが見えてきます。
料金は保存の使い方で変わる
会計ソフトの料金は、仕訳の機能だけでなく、保存できる範囲や連携できるサービスの数で段階が分かれることがあります。ECの取引量は途中で増えやすいので、今の件数だけでなく一段上のプランの条件も見ておくと判断しやすくなります。
一次ソース(公式ページ)
制度・料金は改定されます。本記事は執筆時点の情報です。最新情報は必ず上記の公式ページでご確認ください。
よくある質問
モールの購入者に発行した領収書も保存の対象になりますか。
自社が電子で発行した領収書や請求書は、発行した側にも控えの保存が求められます。モール側の管理画面に残るからといって自社で保存しなくてよいとは限らないため、記事末尾の公式ページで対象範囲を確認してください。
決済代行会社からの入金明細は、帳簿と書類のどちらとして扱えばよいですか。
入金明細そのものは電子的に受け取った取引情報として保存し、その内容をもとに売上と手数料を帳簿に記録するのが基本です。会計ソフトに取り込む場合も、元の明細データを別に残せるかを確認しておくと安心です。
紙で届いた納品書は必ずスキャンして電子化しないといけませんか。
紙で受け取った書類は紙のまま保存する方法も認められており、スキャンして保存する場合に追加の要件がかかる形です。EC特有の大量の電子データとは扱いが分かれるので、混ぜて考えないようにしてください。