法人成りしたあと、会計ソフトをどう切り替えるか

法人成りでつまずくのは、税金の知識ではなく個人と法人が別の主体だという前提のほうです。会計ソフトの操作としては、引き継ぐのではなく新しく始めることになります。並走する時期の進め方を含めて整理します。

個人のデータは法人に引き継がない

感覚としては同じ事業の続きでも、会計上は別の主体です。個人の帳簿を法人が引き継ぐことはありません。法人は開始残高から新しく始めます。個人から法人へ資産を移す場合は、それ自体が個人と法人の間の取引として処理されます。

つまり、ソフトの操作でやることは「データ移行」ではなく「新規に始める」です。ここを取り違えて個人のデータに法人の取引を足していくと、あとから分離できなくなります。

並走する期間をどう扱うか

設立してからしばらくは、個人と法人の作業が同時に走ります。この時期に個人側の契約を解約してしまう人がいますが、最後の確定申告が残っているうちは残しておいてください。

個人向けと法人向けは契約が別

会計ソフトは、個人事業主向けと法人向けでプランの体系そのものが分かれているのが一般的です。作れる決算書類も、想定している処理も違います。同じ製品名でも中身は別物だと考えてください。

そのため、料金を比べるときに個人向けの金額を見ていると、実際に払う金額とずれます。法人になった時点で、比較の対象は法人向けのプランです。この記事のカテゴリにある会計ソフトの記事でも、個人向けと法人向けは分けて扱っています。

法人で増える作業

法人になると、会計ソフトの中だけでは終わらない作業が増えます。先に把握しておくと、ソフトを選ぶときの条件が変わります。

個人から法人へ資産を移すとき

個人事業で使っていた車や工具、在庫を法人でも使うなら、それは個人と法人の間の取引になります。何もせずに使い続けると、帳簿の上ではどちらのものか分からない状態になります。

移す方法はいくつかあり、どれを選ぶかで税金の扱いが変わります。ここは自己判断が危険な領域で、金額が大きいものほど影響も大きくなります。設立の前後で税理士に確認してください。確認せずに進めて、あとから直すのは非常に手間がかかります。

会計ソフトの操作としては、法人の側で開始残高として登録する形になります。個人の帳簿から数字をそのまま持ってくるのではなく、いくらで移したかを決めてから入れる、という順番です。

口座とカードを最初に分ける

法人の口座ができるまで、個人の口座で法人の支払いをしてしまうことがあります。あとから精算すればよいのですが、件数が増えるほど整理が面倒になり、決算のときに一件ずつ思い出す作業が発生します。

設立の手続きと並行して、口座とカードの申し込みを進めてください。できるまでの期間に発生した支払いは、その都度メモを残します。「あとでまとめて」は、まとめられずに残ります。

口座が分かれていれば、明細をそのまま会計ソフトに取り込めます。個人の口座と混ざっている状態では、取り込んだあとに一件ずつ判断することになり、自動化の効果がほとんど出ません。

最初にやるのは事業年度の設定

法人向けの契約を始めたら、最初に事業年度の設定を確認してください。決算月を3月以外にした場合、初期設定のままだと集計の区切りがすべてずれます。あとから直すこともできますが、記帳が進んでから気づくと確認作業が増えます。

次に、消費税の扱いを確認します。設立直後の扱いは資本金や売上の状況で変わり、ここは自己判断が危険な領域です。判断に迷ったら、記帳を進める前に税理士に確認してください。設定を間違えたまま1年分入力すると、やり直しの量が現実的でなくなります。

税理士に依頼するかを決めるのもこの時期

個人事業のときは自分で申告していた人でも、法人の決算は難易度が上がります。依頼するなら、事務所が対応しているソフトが選択肢を縛るので、ソフトを決める前に相談してください。順番を逆にすると、選んだあとで変更することになります。

使う人が増える前提で選ぶ

個人事業のときは自分だけが触っていたはずです。法人になると、経理を手伝う人、税理士事務所、場合によっては役員が見ることになります。誰がどこまで見られるかを分けられるかは、個人向けのプランでは意識しなかった条件です。

とくに、給与に関する情報は全員に見せたくないことが多いはずです。人を増やしてから権限の設定に困ると、別の仕組みを併用することになります。使う人が一人でも、増えたときにどうなるかは先に見ておいてください。

初年度は判断が必要な場面が続く

法人の最初の年は、これまで出てこなかった処理が次々に出てきます。役員報酬の決め方、社会保険の手続き、決算の準備。どれも会計ソフトの操作というより、先に方針を決める話です。

迷ったときに聞ける相手を作っておいてください。すべてを自分で調べると、調べている時間のほうが長くなります。とくに役員報酬は決められる時期が限られていて、あとから変えられません。設立の直後に確認しておく項目です。

個人事業の廃業の手続きを忘れない

法人を作ったことで満足して、個人事業の廃業の届け出が抜けることがあります。届け出をしないと、個人としての申告が続いている扱いになります。

あわせて、最後の確定申告も残っています。法人の設立日までの個人の所得を、その年の申告で処理することになります。この作業のために、個人側の会計ソフトは解約せずに残しておいてください。廃業と最後の申告が終わってから、データを書き出して解約する。この順番です。

個人のときのやり方をそのまま持ち込まない

個人事業で回っていた記帳の仕方が、法人でもそのまま通じるとは限りません。とくに、経費かどうかの判断は法人のほうが厳しく見られます。個人と法人でお金の区別が曖昧なままだと、決算のときに整理する量が増えます。

最初の数か月だけでも、判断に迷った支払いをメモに残してください。そのメモを持って税理士に確認すれば、判断の基準が固まります。基準が固まれば、あとは同じように処理するだけです。

よくある質問