勤怠管理をエクセルで続ける限界はどこにあるか

エクセルでの勤怠管理は、人数が増えたから破綻するのではありません。破綻するのは、集計以外の仕事がエクセルの外側に溜まり始めたときです。この記事は、切り替えを検討すべきサインと、移行前に決めておくことを整理します。

限界のサインは4つある

1. 修正の依頼が口頭で来ている

打刻の押し忘れや直行直帰の申告が、チャットや口頭で担当者に届き、担当者がエクセルを直している状態です。この形の問題は集計の手間ではなく、誰がいつ何を直したかが残らないことにあります。あとから労働時間を確認したいときに、根拠が追えません。

2. 締め日のあとに必ず手戻りが出る

集計を終えてから修正が入り、もう一度集計をやり直す。これが毎月起きているなら、原因はエクセルの計算式ではなく、申請と承認の締め切りが仕組みとして存在しないことにあります。

3. 自己申告だけで記録している

労働時間の把握について、国は使用者が講ずべき措置をガイドラインで示しています。自己申告による把握を行う場合に必要な措置も含まれるため、現在の記録方法がその内容に沿っているかを、記事末尾の厚生労働省のページで確認してください。ここは「エクセルかシステムか」ではなく、記録の方法そのものの問題です。

4. 担当者が休むと締められない

集計のやり方が特定の人のエクセルの中にしかない状態です。人数が少ない会社ほど起きやすく、そして影響が大きいサインです。

移行を決めたら、先に決めること

システムの比較を始める前に、次の3点を決めておくと選定が短く済みます。

• 打刻の方法 — 事務所のPC、共有のタブレット、個人のスマートフォン、ICカードのどれを使うか。現場に出る職種があるなら、位置情報つきの打刻が必要かどうかも含めて決めます。
• 働き方の種類 — 固定時間だけか、シフト制があるか、変形労働時間制を採っているか。この条件に対応しないシステムは、いくら安くても候補から外れます。
• 給与計算との接続 — 集計結果を給与ソフトに手入力するのか、データで渡すのか。連携できる組み合わせは決まっているので、給与側から見て対応するシステムを選ぶほうが早いことがあります。

移行のタイミング

締めの区切りが良い月の初日から新方式に切り替え、最初のひと月は旧方式と並行して記録するのが安全です。並行期間を置くと、集計結果が合わないときに原因を特定できます。繁忙期の直前は、運用が定着する前に負荷がかかるため避けてください。

よくある質問