毎月同じ請求を出している会社が、最初に自動化すべきところ

毎月の請求先と金額が決まっている商売は、請求書まわりの自動化の効果がもっとも大きい形です。にもかかわらず、前月のファイルを複製して日付を書き換える運用が残っていることは珍しくありません。手作業そのものより、間違いに気づけないことが問題です。

複製して作る運用の何が危ないか

コピー元を間違えても、見た目はそれらしい請求書になります。前月の金額のまま出してしまう、宛先が別の会社のまま残っている、番号が重複している。どれも自分では気づきにくく、相手からの指摘で発覚します。

指摘してもらえればまだよいほうです。金額が少なく出ていた場合、相手から連絡が来る保証はありません。

手を付ける順番

全部を一度に変えようとすると止まります。効果が大きい順に、1つずつ乗せていってください。

固定の部分をシステムに持たせる

請求先の情報と、毎月変わらない明細を登録してしまえば、作成の作業はほぼ確認だけになります。ここで浮く時間がいちばん大きく、しかも設定は一度で済みます。

登録するときに、請求書の宛名と送付先を分けて持てるかを確認してください。本社宛てで発行して支店に送る、といった形が必要になることがあります。

変動する部分をどう扱うか

完全に固定の取引先ばかりとは限りません。固定と変動の切り分け方で、毎月の入力量が変わります。

請求の締めと発行の日を固定する

毎月の請求が遅れる会社は、たいてい発行の日が決まっていません。手が空いたときに作る形だと、忙しい月ほど遅れます。そして請求が遅れれば、入金もそのぶん遅れます。

締めの日と発行の日を決めて、予定として押さえてください。決めるときは、取引先が求める到着の期限から逆算します。相手の社内で承認を回す時間が要るので、月初の数日に届く形にしておくと支払いのサイクルに乗ります。

日付を固定すると、もう一つ効果があります。その日までに実績を確定させる必要が出るので、現場からの報告が遅れる問題も一緒に表に出ます。請求が遅れる原因が、実は現場の報告待ちだったと分かることは珍しくありません。

金額が変わるときの承認を決めておく

固定の請求を自動で作る形にすると、金額の変更が起きたときに誰も気づかないまま出てしまうことがあります。契約が終わっているのに請求が出続ける、値上げしたのに前の金額のまま出る。どちらも起きます。

防ぎ方は二つあります。一つは、契約の内容を変えたときに請求の登録も直す、という手順を決めておくこと。もう一つは、発行の前に一覧で金額を見る工程を残すことです。自動化しても、この確認だけは人が見てください。一覧を眺めるだけなら数分で終わります。

作るより送るほうが時間を食っていることがある

請求書の作成が自動になっても、1件ずつメールに添付して送っているなら、そこが次の詰まりどころになります。送付先の担当者が変わったときの管理も、手作業だと追いつきません。

ただし、郵送でなければ受け取らない取引先は残ります。全部を電子にする前提で仕組みを組むと、例外の処理が毎月宙に浮きます。郵送が残る取引先の扱いは、別の流れとして最初から組み込んでください。

入金の消し込みは期待しすぎない

入金の自動照合は便利ですが、振込名義が請求先の名称と違う取引先があると、そこは手で当てることになります。個人事業主の取引先や、親会社がまとめて払う形の会社で起きます。

導入前に、直近の入金一覧を見て名義が一致しない件数を数えてみてください。数件なら手作業で回せます。半分近くあるなら、自動照合を導入の理由にするのは危険です。

会計への連携は最後でよい

請求のデータを会計ソフトへ流す連携は、請求書の運用が安定してからで十分です。作り方が固まっていない段階で連携まで設定すると、直すたびに両方を触ることになります。まず請求書側だけで1〜2か月回して、形が決まってから接続してください。

過去の請求をすぐ出せるようにしておく

取引先から「去年の分をもう一度送ってほしい」と言われることがあります。ファイルを複製して作っている運用だと、どこに保存したかを探すところから始まります。年をまたぐと、フォルダの作り方が変わっていて見つからないこともあります。

仕組みの中で発行していれば、取引先と時期で絞って探せます。これは日常の作業ではありませんが、必要になったときに時間を取られるかどうかの差は大きく、しかも相手を待たせる場面です。

担当者が一人しかいない状態を放置しない

毎月の請求を一人で回している会社は多いはずです。その人が休んだ月に何が起きるかを、一度考えてみてください。請求が出なければ入金も止まります。

手順を書いておくだけでも違います。誰に何を出すのか、どこから作るのか、送り方はどうなっているのか。仕組みの中に登録してあれば、この手順はかなり短く済みます。頭の中にしかない状態が、いちばん危ない形です。

値上げの通知は請求書とは別に出す

金額を変えるとき、請求書の金額だけを変えて送るのは避けてください。相手の経理は金額が違うことに気づき、確認の連絡が来ます。その対応に時間を取られ、支払いも止まります。

変更は事前に別の連絡として伝え、承諾を得てから請求の登録を直す。この順番であれば、請求書は通常どおり処理されます。手順としては当たり前に見えますが、自動で請求が出る形にしていると、登録を直した時点で通知を忘れたまま発行されることがあります。

始めるのは一部の取引先からでよい

全取引先を一度に移そうとすると、準備が終わらないまま月末が来ます。件数の多い先か、毎月まったく同じ内容の先から登録してください。効果が大きく、しかも失敗しても影響が読める範囲に収まります。

一か月回してみて、作成の時間が実際に短くなったかを確認します。短くなっていれば残りを移し、変わっていなければ原因を見てから広げる。この順番なら、途中で止めても業務は回り続けます。

よくある質問